5.分类汇总和数据有效性

第五讲 分类汇总和数据有效性

1.分类汇总

(1) 选中某个单元格，点击【开始-排序和筛选】或【数据】里的【升序】或【降序】。

(2) 点击【数据】里的【分类汇总】，选择分类字段(即根据哪一项进行分类)、汇总项(即对哪一项进行汇总、)汇总方式(可对汇总项进行求和、计数、求平均值等操作)。

2.分类汇总的嵌套

根据多个字段进行分类汇总，即依次根据不同的字段进行操作。

(1) 选择主要关键字、次要关键字进行排序(或者先对较后列排序，再对较前列排序)。

(2) 依次以相对主要的关键字为分类字段先进行分类汇总，第二次起注意取消”替换当前分类”的勾选。

(3) 可以通过点击工作表左上角的【1,2,3,4】来查看结果。

3.复制分类汇总的结果区域

选中结果区域，选择【开始-查找和选择-定位条件】，选择【可见单元格】(可用快捷键alt+;)，然后复制。

4.使用分类汇总批量合并内容相同的单元格

(1) 使用排序让内容相同的单元格排在一起

(2) 以该内容所在列的表头为分类字段和汇总项进行汇总，将汇总方式改为计数(不改也问题不大)，确定

(3) 选中新出现的列并选择【开始-查找和选择-定位条件】，定位到【空值】，然后【合并单元格】

(4) 选择【数据-分类汇总-全部删除】

(5) 选中新出现的列，使用【开始-格式刷】，再选中目标列(或者先复制再【选择性粘贴-格式】)。

5.数据有效性(数据验证)

选中目标列，点击【数据-数据有效性】(在excel2016中是［数据验证])选择不同的有效性条件进行设置，如整数、文本长度等，若规定只能输入特定文本，应选择序列，在【来源】中编辑，多个待选文本间以英文逗号”;”分隔，可创建出一个下拉列表。也可通过自定义条件来输入判断公式。

6.以数据有效性来保护工作表

选中目标区域，点击【数据-数据有效性】，选择自定义条件，输入一个逻辑值为”false”的公式(可以直接输入0)。

7.数据有效性的其他设置

(1) 输入法切换

可以选择只能以中文或英文输入，功能能否实现和个人电脑输入法设置有关

(2) 出错警告

可以将【输入无效数据时显示的出错警告】改为【警告】并输入警告信息引起别人注意，相当于一种半保护状态。